Quản lý thành viên cho phép người dùng tạo thư mục, tải tài liệu lên, sắp xếp các thư mục và tài liệu. Phân quyền tài liệu dành cho các đơn vị
I. Quản lý thư mục tài liệu
Tính năng này giúp người dùng tổ chức và quản lý tài liệu một cách khoa học thông qua việc tạo và quản lý các thư mục.
Các thao tác chính:
Tạo thư mục cha
Nhấn vào nút "Tạo thư mục" trên giao diện.
Nhập tên thư mục cha (ví dụ: "Dự án 2025").
Nhấn "Lưu" để hoàn tất.
Tạo thư mục con trong thư mục cha
Mở thư mục cha cần thêm thư mục con.
Nhấn "Tạo thư mục con" và nhập tên thư mục (ví dụ: "Báo cáo Tài chính").
Nhấn "Lưu" để tạo thư mục con.
Chỉnh sửa, đổi tên thư mục
Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa (hình bút chì) cạnh tên thư mục.
Nhập tên mới cho thư mục (ví dụ: đổi "Kế hoạch" thành "Kế hoạch năm 2025").
Nhấn "Lưu" để áp dụng thay đổi.
Tải thư mục về
Chọn thư mục cần tải.
Nhấn vào biểu tượng Tải xuống để tải toàn bộ nội dung trong thư mục về máy tính.
Xóa thư mục
Chọn thư mục cần xóa.
Nhấn vào biểu tượng Thùng rác.
Xác nhận trong hộp thoại cảnh báo để hoàn tất.
Lưu ý: Xóa thư mục sẽ xóa tất cả tài liệu và thư mục con bên trong, hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
Hướng dẫn chi tiết quản lý thư mục
II. Chỉnh sửa và tải tài liệu lên hệ thống
Tính năng này cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa, và quản lý các tệp tài liệu trên hệ thống một cách dễ dàng.
Các thao tác chính:
Tải file lên hệ thống
Nhấn vào nút "Tải lên" trên giao diện.
Chọn tệp từ máy tính để tải lên (hỗ trợ nhiều định dạng như .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx).
Tệp sẽ được hiển thị trong danh sách tài liệu tại thư mục hiện tại.
Đổi tên file
Chọn file cần đổi tên.
Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa (hình bút chì) bên cạnh tên file.
Nhập tên mới cho file (ví dụ: đổi "Báo cáo" thành "Báo cáo Tháng 1").
Nhấn "Lưu" để áp dụng thay đổi.
Xóa file
Chọn file cần xóa.
Nhấn vào biểu tượng Thùng rác cạnh tên file.
Xác nhận trong hộp thoại cảnh báo để xóa tệp.
Lưu ý: Xóa file sẽ không thể khôi phục, hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
Tải file về
Chọn file hoặc thư mục cần tải.
Nhấn vào biểu tượng Tải xuống để lưu file về máy tính.
File tải về sẽ được lưu dưới đúng định dạng gốc và không thay đổi nội dung.
Hướng dẫn chi tiết Quản lý Tệp tài liệu
III. Sắp xếp, quản lý các thư mục tài liệu
Tính năng này giúp người dùng dễ dàng sắp xếp các file và thư mục thông qua thao tác kéo thả, đảm bảo tài liệu được tổ chức hợp lý, đúng vị trí.
Các thao tác chính:
Kéo thả file vào thư mục
Chọn file cần di chuyển trong danh sách tài liệu.
Nhấn giữ chuột vào file, sau đó kéo file đến thư mục đích trong cây thư mục.
Thả chuột để hoàn tất việc di chuyển file.
Ví dụ: Kéo file "Báo cáo_Tháng1.pdf" từ thư mục gốc vào thư mục con "Báo cáo tháng".
Tổ chức lại cấu trúc thư mục
Sử dụng tính năng kéo thả để sắp xếp lại các thư mục con trong thư mục cha.
Có thể kéo thư mục con ra ngoài thành thư mục cha hoặc vào sâu hơn trong các thư mục khác.
Ví dụ: Kéo thư mục "Tài liệu tạm" ra khỏi "Phòng Nhân sự" để biến nó thành thư mục độc lập.
Hướng dẫn sắp xếp các tài liệu, thư mục
IV. Phân quyền thư mục/ tài liệu cho các đơn vị
Tính năng phân quyền cho phép người quản trị xác định quyền truy cập cho từng tài liệu hoặc toàn bộ thư mục đối với các đơn vị trong hệ thống, đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong việc chia sẻ tài liệu.
Các thao tác chính:
Phân quyền cho từng tài liệu/ thư mục
Chọn tài liệu/thư mục cần phân quyền.
Chọn các đơn vị hoặc nhóm người dùng có quyền truy cập tài liệu này.